CMS導入後の運用課題とは？｜ワークフローやメンテナンス、セキュリティ対策のイロハ

CMSを導入したものの、生産性が上がらなかったり、かえって手間がかかってしまうケースも起こりえます。CMSの機能を活かしつつ、自社に合った運用スタイルの確立に向けて継続的なアップデートと体制が必要です。今回の記事では、導入後の運用課題を解決していくポイントをご紹介します。

フロントエンドとバックエンドが独立していることで、自身のタイミングでフロントエンドのUI・UXを改修できます。従来のCMSでは、バックエンドに影響が出ていないかを常に確認する必要があり自由に作業を行うことができませんでした。ヘッドレスCMSなら、デザイン面だけでなく、システムの機能変更や追加も自身のタイミングで自由に作業できるので拡張性や対応の幅も広がります。

CMS導入時はユーザー権限の設定から始めます。閲覧、編集、削除といったコンテンツ管理はもちろん、操作ログを残したり、退職や部署移動といった人事異動時の権限変更ルールを策定して、トラブルの起こりにくい環境を整えます。
新しく導入したCMSには、これまでなかった機能が多数盛り込まれていると思います。
操作に不慣れな方のフォローも行いつつ、業務負荷を軽減していくには、一度に全てを解決しようとせず、リカバリーのしやすい業務から始め、マニュアル作りも進めていきます。
例えば、初期はスケジュール管理から始め、検索ワード追加、コンテンツ入力、パラメータ付きのタグ作成とスキル向上に沿ったアップデート計画を考えておきます。
システムに明るいメンバーは新たなプラグインやセキュリティアップデートといった外部にも目を向けておきたいところです。

CMSを継続して活用するためには、定期的なメンテナンスも欠かせません。システムのアップデートはもちろん、コンテンツの質を維持するためのチェック体制を整えることが求められます。使われていないプラグインや古くなった情報を定期的にクリーンアップする作業もルーチン化します。
機能やコンテンツ量が肥大化してきたときには、サイトのパフォーマンスを最適化するための改善作業を行います。例えば、ページの読み込み速度はユーザー体験に直結するため、画像の最適化やキャッシュ、デバイスに合わせたロード時間の調整などの対策を行う必要があります。さらに、CMSのバージョンアップやセキュリティパッチの適用も行います。これによって、Web上の脅威からサイトを保護し、システムを安全に運用することができます。また、コンテンツ自体にも注視し、古い情報やリンク切れがないかなど定期的に確認し、常に最新で正確な情報の提供を続けることも大切です。

CMSは多くの企業や個人が利用するシステムであるため、セキュリティ対策は導入後の安定した運用を行う上で極めて重要なポイントです。不正アクセスやデータ漏洩のリスクを最小限に抑えるためにセキュリティ基準を担保しておく必要があります。

セキュリティ対策としては、まずCMS自体のソフトウェアを最新の状態に保つことが基本です。セキュリティホールが発見された場合、開発元からのアップデートが頻繁に行われますから、それらを迅速に適用することが不可欠です。ハッキングやシステム障害から情報を守るため、定期的にデータのバックアップを取っておく必要があります。また、人為的な情報漏洩対策として、情報へのアクセス権限やダウンロードの制御、ログの保管と削除の禁止など、人事異動のたびに確認が必要です。セキュリティの専門チームが社内にいない場合は、CMSの管理自体を外注することも検討しましょう。

CMSの導入は、コンテンツ管理や業務を容易にする一方、運用していく上で遭遇する課題の解決に取り組み続ける体制も必要です。便利なシステムであり続けるにも、システムを業務に合わせるアップデートで、生産性の高い環境をつくっていきましょう。